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Gagnez du temps lors de rédactions de textes avec les textes personnalisés

Dans Timetrack, Billder et Hiflow, vous êtes régulièrement aménés à rédiger du texte. Que ce soit la description d'un projet, d'un devis ou d'une facture ou le texte d'un email de rappel, cela prend du temps. Or, il est possible de rédiger ces textes de manière très rapide grâce aux textes personnalisés.

Les textes personnalisés sont des morceaux de texte que vous allez pouvoir organiser, sauvegarder et appeler quand vous rédigez une offre, une facture ou un mail. Un texte personnalisé est composé d'un titre permettant de l'identifier, de son contenu et d'un flag permettant d'indiquer s'il est "partagé" ou "privé". S'il est partagé, tous les utilisateurs pourront s'en servir.

Vous pouvez gérer vos textes personnalisés directement depuis l'éditeur de texte quand vous rédigez la description d'un projet, devis ou facture. Un menu "Mes textes" vous permet d'inclure un texte personnalisé existant (que vous avez créé ou qui a été partagé par quelqu'un d'autre), mais aussi de sauvegarder la sélection courante en tant que nouveau texte personnalisé, pour une prochaine réutilisation. Enfin, ce menu vous permet également d'accéder à l'écran "Bibiothèque de textes" à partir duquel vous pourrez gérer tous les textes existants et en créer de nouveaux:

En cliquant dans la colonne "Contenu", vous pouvez éditer le contenu de votre texte. Voici ci-dessous un exemple très simple d'un texte pouvant être utilisé comme signature.

Vous noterez la présence de %sender. Il s'agit d'une valeur dynamique. Le programme en propose plusieurs. Utilisées dans les textes, ces valeurs sont remplacées par les valeurs réelles au moment où le texte est utilisé.

Voici la liste des valeurs possibles :

%company Remplacé par le nom de votre société
%client Nom du client
%code Code du client
%address Adresse du client
%contact Nom du contact chez le client
%ref Référence de la facture ou du devis
%customer_ref     Référence client (i.e. titre) de la facture ou du devis
%ref_display Nom du fichier PDF de la facture ou du devis
%duedate Date d'échéance de la facture
%next_date Date de la prochaine exécution pour les factures récurrentes
%amount Montant de la facture ou devis
%sender Nom du destinataire

 

Vous ne devez pas connaître tous ces codes, il suffit d'utiliser la liste déroulante "Valeurs dynamiques" disponible dans l'éditeur de texte pour inclure le bon code dans votre texte.